サイトの情報が古い・実態とずれている
新しく始めたサービスや、対応できるようになった範囲がサイトに載っていない。終わったサービスのページや、異動した担当者の名前が残っている。商談で「サイトにはこう書いてありました」と言われて、初めて気づく。この課題は、直す手段と担当、社内の変化をサイトに伝える経路、古い情報の在りかのどこが欠けているかで打ち手が変わります。この記事では症状を3つに分けて見分け方と打ち手を整理します。後半では、更新を古い情報を直す作業としてだけ扱わず、事例や現場で分かったことを積み重ねる場としてサイトを位置づける、という考え方も紹介しています。ぜひお読みください。
この課題を分解すると
この記事では、サイトに載っている情報が、事業の今の姿とずれている状態を扱います。載せる情報そのものが足りず、読み手が判断できない話は「見込み客が、自分の業種や用途に合うかをサイトで判断できない」で、マーケティングの担当者そのものがいない話はマーケティングの担当者がいない。いても1人で、手が回らないで扱います。情報が古くなる理由は、次の3つに分かれます。
① 直す手段と担当が決まっていない
誰がサイトを直すのかが決まっていません。公開したときの制作会社に頼まないと、文字一つ直せない作りになっていることもあります。
頼むたびに費用と日数がかかるので、「まとまってから直そう」と先送りになります。その間に直したいことが増え、まとめて直す時期はなかなか来ません。
② 社内の変化が、サイトの担当に届いていない
担当者はいて、社内で直せる仕組みもあります。ただ、料金の改定、サービスの追加や終了、体制の変更、新しい導入事例の掲載許可といった変化は、営業や現場、経営の会議で決まり、サイトの担当には知らされません。
担当者が気づくのは、顧客や営業に指摘されてからです。変化が決まる場所とサイトを直す人の間に、連絡の道がない状態です。
③ どこに古い情報があるか、把握できていない
サイトを長く運用するうちに、ページや資料が増えています。過去のお知らせ、PDFの資料、終了したキャンペーンのページなどが、どこに何があるか分からないまま残っています。
検索などから直接入ってくる人は、トップページを通らず、こうした古いページから読み始めることがあります。誤字やリンク切れのような小さな誤りでも、サイトの信頼を損なうという整理があります（Trustworthiness in Web Design: 4 Credibility Factors）。
自社がどれに当たるかは、次の3つを確かめると見分けられます。
- サービス内容・料金・会社の情報のどれか1つを今日直すとしたら、誰が、何日で直せるか
- ここ半年で社内で変わったこと（サービス・料金・体制・導入事例）を書き出し、サイトに反映されているか
- サイトのページと公開している資料の一覧があり、それぞれを最後に確かめた日が分かるか
直せる人を答えられないか、直すのに日単位の時間がかかるなら①、変わったことの反映漏れが多ければ②、一覧が無ければ③です。複数当てはまるときは①から手をつけます。直す手段と担当がないと、②で変化が届いても、③で古いページを見つけても直せないためです。
サイトの情報が古くなる理由は「直す手段と担当がない」「社内の変化が届かない」「古い情報の在りかが分からない」の3つに分かれ、欠けている所によって打ち手が変わります。
- 課題①直す手段と担当が決まっていない誰がサイトを直すのかが決まっていません
- 課題②社内の変化が、サイトの担当に届いていない担当者はいて、社内で直せる仕組みもあります
- 課題③どこに古い情報があるか、把握できていないサイトを長く運用するうちに、ページや資料が増えています
「サイトの情報が古い・実態とずれている」原因
解決策① 情報ごとに更新の担当と手段を決める
まず、新しさが要る情報を書き出します。サービスの内容、料金、導入事例、会社と人の情報、お知らせ、公開している資料などです。
次に、情報ごとに、元の情報を持っている人（持ち主）と、サイトに反映する人を分けて決めます。料金なら営業の責任者が持ち主で、反映するのはサイトの担当者、というようにです。持ち主は「変わった」と知らせ、内容が正しいかを確かめる役、反映する人はページを直す役です。小さな会社で2つの役を同じ人が持つ場合も、情報ごとに名前を書いておきます。この表は、②の連絡や③の棚卸しでもそのまま使います。
あわせて、社内で直せる範囲を決めます。文字や画像の差し替えは、CMS（Webサイトの更新を管理する仕組み）で社内の担当者が直せるようにします。ページの追加や構成の変更は制作会社に頼む、と線を引いておくと、小さな直しを待たせずに済みます。直し方は、画面の操作を1枚の手順にまとめておきます。
つまずきやすいのは、すべての情報の持ち主を1人の担当者に寄せることです。担当者が事業の変化をすべて知っているわけではないので、結局は②の状態になります。
解決策② 社内の変化がサイトに届く経路をつくる
最初に、サイトを直すきっかけになる出来事を決めます。社内で起きることのうち、顧客が判断に使う情報が変わるものを選びます。料金の改定、サービスの追加や終了、体制や担当者の変更、導入事例の掲載許可、展示会への出展などです。
変化が決まる場所に、サイトへの反映を1行組み込みます。たとえば、料金改定やサービス終了を決める社内の手続きの書類に「サイト・資料への反映」の欄を設け、決まった時点でサイトの担当者に知らせる、という形です。個人の気遣いに頼らず、手続きの一部にしておくと、担当が替わっても続きます。
あわせて、月に1回、営業とサイトの担当者で短く確かめる場を持ちます。商談で「サイトと違う」と言われたこと、顧客からよく聞かれるのにサイトに書いていないことを出してもらいます。営業は、サイトと事業のずれに最初に気づく立場です。出てきたずれは、その場で①の持ち主に確かめ、直すかどうかを決めます。
注意したいのは、知らせる先がはっきりしないことです。サイトの担当者を名前で決め、どこに知らせればよいかを社内に示しておきます。知らせる手段も、チャットの決まった場所や依頼の書式など1つにそろえます。
解決策③ ページを棚卸しし、直す・残す・外すを決める
まず、サイトのページと公開している資料の一覧を作ります。URL、何のページか、情報の持ち主、最後に確かめた日を列にします。一覧を作ることと、その中身を顧客のニーズや事業の目的に照らして評価することは、別の工程として分けて考えられています（Content Marketing Institute「Content Inventory – Learn to Love Them」）。
次に、1件ずつ、今も正しいか、今も必要かを見て、直す・残す・外すのどれかを決めます。数が多いときは、アクセスの多いページと、商談の前によく見られるページから始めます。外すページに検索やほかのページから来る人がいる場合は、近い内容のページへ案内します。
つまずきやすいのは、中身を変えずに日付だけ新しくすることです。内容が実質的に変わっていないのに、ページを新しく見せるために日付を変えていないかは、検索エンジン向けのコンテンツになっていないかを確かめる問いの一つに挙がっています（Google 検索セントラル「有用で信頼性の高い、ユーザーを第一に考えたコンテンツの作成」）。
一覧は作って終わりにせず、①で決めた持ち主ごとに、半年や1年といった周期で確かめ直します。
アイコネクトの見解
担当と手段を決め、変化が届く経路をつくり、棚卸しを続けることは、情報を正しく保つための基本です。そのうえで、更新を古くなった情報を直す作業としてだけ扱わず、新しい導入事例や現場で分かったこと、事業を続ける理由を積み重ねていく場としてサイトを位置づけるのがよいと考えています。直す作業としてだけ扱うと、サイトに触れるのは何かが変わったときに限られます。積み重ねるものが決まっていれば、サイトを見直す機会が日々の仕事の中から生まれやすくなります。
アイコネクトで相談できること
今のサイトのページ構成と掲載内容を確かめ、どこが実態とずれているか、何から直すかを整理する部分は、Web改善コンサルティングで扱っています。ページの構成から見直す必要がある場合は、Webサイトリニューアルコンサルティングの範囲です。公開する前に、更新する情報と担当者を整理するところから相談できます。積み重ねていく導入事例やホワイトペーパーの制作は、コンテンツ制作サービスで扱っています。
見立てだけでも構いません。サイトのURLと、ここ半年で社内で変わったこと（サービス・料金・体制・導入事例）の一覧をいただければ、3つのどこが欠けているかと、最初に直すページを見立ててお返しします。
よくある質問
サイトをリニューアルすれば、情報の古さは解消しますか？
公開した時点の情報は新しくなりますが、更新の担当と手段、変化が届く経路がないままだと、公開後にまた同じことが起きます。古さだけが課題なら、リニューアルの前に①②を整えるほうが早く効きます。ページの構成そのものが今の事業に合っていない場合は、リニューアルを検討する理由になります。目的を決めないままリニューアルが進んでいる場合はリニューアルやツール導入が目的化しているで扱います。
更新を制作会社に任せてもよいですか？
ページを直す作業は任せられます。ただし、情報の持ち主と、変化を知らせる役は社内に残します。制作会社は社内で何が変わったかを知らないので、知らせる人がいなければ、任せていても情報は古くなります。
求人サイトや比較サイトなど、外部に載っている自社の情報も見直しの対象にしますか？
対象にします。見込み客は自社サイトの外でも社名で調べ、そこで見た情報と商談の話を比べます。棚卸しの一覧に、自社で直せる外部の掲載（求人、比較サイト、地図やSNSのプロフィールなど）も並べ、持ち主を決めておきます。
この課題がよく出る業種
代表・広沢のnoteから
代表の広沢は、AIで一般的な情報が簡単につくれるようになるほど、その企業にしかない一次情報の価値が高くなる、と書いています。導入事例、独自の調査、現場で得た知見、そして経営者や社員がなぜその事業を続けているのかという言葉。これらをばらばらに出さず、企業のストーリーとしてつないでいく。これからのWebサイトは、その物語を蓄積し、更新していく場所になる、という整理です。見解で書いた、サイトを積み重ねる場として位置づけるという考え方は、このnoteとつながっています。